Ausgangssituation
Eine neue Systemlösung
für die Programmplanung.
Der Kunde plante die Einführung eines neuen cloudbasierten
Programmplanungssystems, das eine bestehende Lösung ablösen und
zukünftig zentrale Planungsprozesse unterstützen sollte.
Mit dem System werden redaktionelle Beiträge und Inhalte für spätere
Ausspielungen detailliert geplant. Neben fachlichen Informationen
werden dabei auch technische Metadaten und Indikatoren für
angebundenen Drittsysteme verarbeitet.
Die bestehende Lösung war zunehmend schwer zu warten und weiterzuentwickeln,
da entsprechendes Know-how und Entwicklerkapazitäten nur noch eingeschränkt
verfügbar waren.
Gleichzeitig sollte das neue System einen deutlichen funktionalen Mehrwert
für die redaktionelle Planung bieten, die bestehende Schnittstellenlandschaft
stärker harmonisieren und erstmals als SaaS-Lösung betrieben werden.
Die Herausforderung
Ein Start auf der
grünen Wiese.
Zu Projektbeginn existierte kein konsolidierter Anforderungskatalog.
Auch wesentliche Prozesse rund um das bestehende System waren kaum
dokumentiert. Gleichzeitig mussten die Interessen zahlreicher
Stakeholder, Fachbereiche und technischer Systeme miteinander
in Einklang gebracht werden.
Besonders anspruchsvoll war dabei, dass die neue Lösung nicht isoliert
betrachtet werden konnte. Das Programmplanungssystem besitzt zahlreiche
Schnittstellen zu Drittsystemen und ist eng mit organisatorischen und
redaktionellen Prozessen verbunden.
01
Unterschiedliche Interessen und Anforderungen von rund 50 Stakeholdern
aus fünf Fachbereichen zusammenführen.
02
Bestehende, teilweise undokumentierte Prozesse transparent machen
und als Grundlage für die Anforderungsaufnahme nutzen.
03
Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen auf einer
„grünen Wiese“ entwickeln und konsistent strukturieren.
04
Auswirkungen auf bestehende Drittsysteme und Schnittstellen
bei fachlichen und technischen Änderungen berücksichtigen.
05
Die Anforderungen einer SaaS-Lösung inklusive Netzwerk,
Datenschutz, IT-Security und Cloud-Governance frühzeitig mitdenken.
06
Anforderungen so präzisieren, dass sie als belastbare Grundlage
für eine EU-weite Ausschreibung dienen konnten.
07
Bereits während der Anforderungsaufnahme die spätere Ableitung
von Akzeptanzkriterien und testbaren Ergebnissen sicherstellen.
Die Kombination aus Anforderungsmanagement, Solution Design,
Ausschreibung, Cloud und organisatorischer Veränderung machte
das Vorhaben besonders anspruchsvoll.
Meine Rolle
Business & IT
verbinden.
Ich übernahm im fünfköpfigen Projektkernteam die federführende
Verantwortung für das Anforderungsmanagement und dessen methodische
Ausgestaltung.
Dabei war meine Rolle bewusst nicht auf die reine Aufnahme von
Anforderungen beschränkt. Ich fungierte als Bindeglied zwischen
Fachbereichen, IT, Einkauf und potenziellen Softwareanbietern und
war gleichzeitig technischer Sparringspartner für das Solution Design.
Anforderungsmanagement
Vorbereitung und Begleitung der Workshops, Strukturierung der
Anforderungen, User Stories, Qualitätssicherung und Bewertung.
Ausschreibung
Mitarbeit bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen,
insbesondere beim Leistungsverzeichnis und bei den Bewertungsmatrizen.
Markterkundung
Strukturierung und Durchführung der Markterkundung auf Basis
der wesentlichen MUSS-Anforderungen und Rahmenbedingungen des Kunden.
Solution Design
Sparringspartner des Kernteams für das Zielbild und die Einordnung
der zukünftigen Lösung in die bestehende System- und Schnittstellenlandschaft.
Akzeptanz & Backlog
Migration der Anforderungen in ein digitales Backlog sowie
Definition und Abstimmung der späteren Akzeptanzkriterien.
Testmanagement
Entwicklung, Implementierung und Kundenschulung eines schlanken Testmanagements
auf Basis von JIRA und TestLink.
Vorgehen
Vom ersten Anforderungsbild bis zur
belastbaren Umsetzung.
01
Markt erkunden
Auf Basis der wichtigsten MUSS-Anforderungen wurde zunächst eine
strukturierte Markterkundung mit rund drei relevanten Anbietern
durchgeführt. Dadurch konnte frühzeitig geprüft werden, welche
Anforderungen am Markt tatsächlich abbildbar waren und welche
Marktteilnehmer grundsätzlich für das spätere Vergabeverfahren
infrage kamen.
02
Prozesse und Anforderungen aufnehmen
In den geplanten Workshops mit den beteiligten Fachbereichen wurden bestehende
Arbeitsprozesse transparent gemacht und daraus die Anforderungen
an die zukünftige Lösung entwickelt. Da zu Beginn kein konsolidierter
Anforderungskatalog vorhanden war, entstand dieser schrittweise
aus dem gemeinsamen Verständnis der Beteiligten.
03
Anforderungen qualifizieren
Die aufgenommenen Anforderungen wurden strukturiert, bewertet und
qualitätsgesichert. Dabei wurden Widersprüche aufgelöst, Abhängigkeiten
zu Drittsystemen berücksichtigt und fachliche sowie technische
Anforderungen miteinander in Einklang gebracht.
04
Ausschreibung vorbereiten
Der qualifizierte Anforderungskatalog wurde in die erforderlichen
Ausschreibungsunterlagen überführt. Insbesondere das Leistungsverzeichnis
wurde so strukturiert, dass die Anforderungen im Rahmen des
EU-weiten Vergabeverfahrens eindeutig bewertet werden konnten.
05
Vom Requirement zum Akzeptanzkriterium
Nach Auswahl des passenden Anbieters wurden die Anforderungen in ein
digitales Backlog überführt und weiter spezifiziert. Gemeinsam mit
dem Anbieter wurden daraus konkrete Akzeptanzkriterien entwickelt.
Damit waren Leistungsumfang und Erwartungshaltung auf beiden Seiten
klar definiert.
06
Traceability und Testmanagement etablieren
Auf Basis der erarbeiteten Akzeptanzkriterien wurde ein schlankes
Testmanagement mit JIRA und TestLink aufgebaut. Dadurch konnte der
Prozess von der ursprünglichen Anforderung bis zur späteren Prüfung
der umgesetzten Funktionalitäten in er neuen Software
durchgängig nachvollziehbar & transparent gestaltet werden.
Ergebnis & Mehrwert
Eine belastbare Grundlage
für Beschaffung und Umsetzung.
Am Ende des Projekts stand nicht nur eine vorbereitete Ausschreibung,
sondern ein deutlich höherer Reifegrad des gesamten Vorhabens.
Belastbarer Anforderungskatalog
Ein mit den relevanten Fachbereichen abgestimmter und
qualitätsgesicherter Anforderungskatalog bildete die Grundlage
für Ausschreibung und spätere Umsetzung.
Klares Zielbild
Die beteiligten Stakeholder hatten ein gemeinsames Verständnis
davon, was das zukünftige System leisten und wie es in die
bestehende Systemlandschaft integriert werden sollte.
Dabei wurde vor allen Dingen auch die Grundlage für eine Standardisierung
und Harmonisierung der teilweise proprietären Schnittstellenanbindungen zu den Drittsystemen geschaffen.
End-to-End Traceability
Durch die Verbindung von Anforderungen, digitalem Backlog,
Akzeptanzkriterien und Testmanagement wurde die Nachvollziehbarkeit
über den gesamten Prozess sichergestellt.
Cloud-Kompetenz aufgebaut
Als eines der ersten größeren produktiven SaaS-Vorhaben wurden
wichtige Fragen rund um Cloud-Governance, Security, Datenschutz
und Betrieb frühzeitig sichtbar und adressiert.
Prozesse transparent gemacht
Die zuvor teilweise kaum dokumentierten Arbeitsabläufe wurden
im Rahmen der Anforderungsaufnahme sichtbar gemacht und ihre
Abhängigkeiten strukturiert betrachtet.
Markt realistisch bewertet
Die vorangestellte Markterkundung mit drei Anbietern schuf
frühzeitig ein realistisches Bild des Lösungsraums und half,
Anforderungen hinsichtlich ihrer technischen und wirtschaftlichen
Machbarkeit einzuordnen.
Darüber hinaus entstand im Projekt ein methodisches Vorgehen,
das auf Kundenseite auch als Blaupause für vergleichbare Vorhaben
dienen konnte. Insbesondere die durchgängige Betrachtung von
Anforderungsmanagement, Akzeptanz und Test sowie die frühe
Auseinandersetzung mit den organisatorischen Voraussetzungen
einer SaaS-Lösung waren für den Kunden nachhaltig wertvoll.